オフィスで利用する電話といえばビジネスフォンですが、クラウド型ビジネスフォンというサービスご存知でしょうか？
名前の通り、今注目のクラウドを活用したサービスとなり、スマホを利用してインターネットを介して通話する電話システムになります。簡単には後ほど説明しますが、｢クライドPBX｣とも呼ばれ現在需要が増えつつあるのです。
でも、ご存知ない方は、何が便利でどのように活用すれば良いのか見当がつきませんよね。
そこで今回は、クラウド型ビジネスフォンの簡単な説明と、サービスを提供している事業者の導入事例をいくつかご紹介いたします。
目次
１、スマホがビジネスフォンに！クラウド型ビジネスフォン導入事例紹介
一般的なビジネスフォンは「専用電話機＋主装置」の組み合わせが基本。
主装置は「PBX（電話交換機）」と呼ばれ、ビジネスフォントステムの頭脳にあたる重要な機器で、無ければ通話ができません。
そのため、ビジネスフォンを導入するためには、主装置と電話機の購入・設置、各電話機までの配線工事や各種設定が必要になり、機器の購入費用や工事費用が必要になります。
そこで、注目されているが「クラウドPBX」、いわゆるクラウド型ビジネスフォンなのです。インターネットのクラウド上にPBX（主装置）を展開し、ユーザーはスマホに専用アプリやソフトをインストールして、インターネットを介してアクセスして通話ができる仕組みになっています。
つまり、なぜ注目されているかの理由は、PBXや電話機などの機器の購入、配線や設定などの工事、どちらも不要なので導入費用が大幅に削減できるメリットがあるからです。
また、事業拡大で拠点を増やしたときもクラウドPBXを活用すれば、拠点間通話の内線化もできるので通信コストの削減にも繋がっていきます。
クラウド型ビジネスフォン導入事例紹介
そこでここからは、どのようなケースで導入されているのか、いくつかの事例をご紹介いたします。
事例➀ 通信コストの削減と業務効率化
◆Before
大阪や名古屋、福岡など複数の拠点があり、特に遠方の拠点に連絡を取る機会が多くなれば、高額な通話料が必要になっていた。また、拠点ごとに電話回線を引いて別々の電話番号を使用しているため、通信費の管理や情報の共有が難しい点も困っています。
何より、その都度外線で電話するのが面倒です。
◆After
本店や拠点を含めて導入した結果、拠点を含めた外線以外のすべての通話が内線化でき、連絡が取りやすくなり、通信コストも以前に比べると格段に削減できました。
また、会社で1つの番号が使用できるのでお客さまにも分かりやすく、通信費も本社で一元管理できるようになりました。
事例➁ 拠点を開設するときの導入コストの削減
◆Before
本社が東京にあり、千葉と埼玉に営業所を開設するようになり、ビジネスフォンを導入しようと見積もりを貰ったのですが、かなり高額。開設には電話の他にも色々な経費が必要になるため、電話はできるだけ導入コストを削減できる方法がないのか検討していました。
また、電話回線も新たに用意する必要があったので、その点も合わせて困っていたところです。
◆After
クラウド型ビジネスフォンの導入にあたっては、申し込んで利用するスマホにアプリをインストールするだけで利用が開始できたので、助かっています。初期費用は必要になったものの、電話機すら必要なく工事も不要だったので、大幅に導入コストを削減できました。
事例➂ テレワークに伴う連絡体制の整備し
◆Before
遠方に居住している社員は通勤費や通勤時間の削減のため、テレワーク制度を取り入れたのですが、社内と在宅の社員と連絡をとる場合、携帯電話や自宅の電話する必要があり、お互いに通信コストがかかり、不在のときは連絡がとれないなど不便さを感じていました。
また、在宅ワークしている社員が業務で外部に連絡するとき、プライベート携帯や自宅の電話番号になるため、電話がしにくいという問題もあります。
◆After
導入後は、社員がプライベートで利用しているスマホが利用でき、得意先に電話するとき会社の電話番号で発信できるので、電話がしやすくなりました。また、社内と在宅の社員との連絡が、会社のビジネスフォンのように内線電話で通話できるようになり、通信コストの削減にも繋がっています。
2、まとめ
仕事をする上で、電話は欠かせないものであり、一般的にビジネスフォンが導入されます。しかし、問題は導入費用が高額ということ。電話回線から配線工事まで、まとまった費用が必要になります。
そこで、注目されているのがクラウド型ビジネスフォン。今回3つの事例をご紹介しましたが、拠点間通話に問題があるケースで便利でかつ経済的に利用されています。
やはり、導入費用の削減や内線化ができることによる通信コストの削減は会社としてメリットは大きいのではないでしょうか。
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ご自身の状況に近い導入事例があればきっと参考になるはずです。
