現在のオフィスはネットワーク環境が整備され、スマホもビジネスには欠かせないもの。
もちろん、外出先でもスマホは必需品ですよね。営業マンなど外回りをしているときスマホから会社に電話する、逆に会社のビジネスフォンからスマホに電話するのはごく自然な光景です。
そのような、外出先のスマホ⇔オフィスのビジネスフォンの連絡のやり取りを、ビジネスフォンに搭載された様々な連携機能を使うことで、普通に連絡するよりも経済的で便利に利用ができるのです。
そこで今回は、外出先のスマホ⇔オフィスのビジネスフォンの連絡のやり取りで使えるビジネスフォンの連携機能をご紹介いたします。
目次
１、「外出先のスマホ⇔ビジネスフォン」経済的で便利に使える機能紹介
日々の仕事の中で、外出先から会社の電話する、逆に会社から外出先のスマホへ連絡するなど、ごくごく自然な仕事の風景。そこで、ビジネスフォンの様々な連携機能を利用することで、通信費のコスト削減や今よりも確実に便利に利用できるのです。
ここからは、外出先のスマホ⇔ビジネスフォンで使える機能を3つの機能をご紹介いたします。
スマートフォン連携機能
まず、ビジネスフォンには使える機種は限定されますが、「スマートフォン連携機能」があります。詳しくは当サイト内の「スマホがビジネスフォンの子機に！ビジネンフォンのスマホ連携機能とは？（内部リンク）」で紹介していますが、掻い摘んで説明いたします。
オフィスのビジネスフォンとスマホを連携することで相互に内線通話が可能に。
つまり、スマホがビジネスフォンの子機になるということです。
外出先でスマホから電話するとき会社の電話番号で発信でき、会社のビジネスフォンからスマホに連絡するときも普通の内線通話で呼び出せるようになります。また、かかってきた外線着信を外出先のスマホへ転送もできるので、業務の効率が格段に向上。
連携方法は、基本的にメーカーの専用アプリやオプションを利用する形になり、機能が使える機種・使えない機種があるので、もし使いたい場合は確認が必要です。
次に、以下の機能については、基本どのビジネスフォンにも備わっている機能。ただし、機種によって機能の有無があるので、ビジネスフォン導入の際に確認は必要になります。
リモートコールバック機能
リモートコールバックとは、例えば営業マンが外出先からスマホで得意先に電話するとき、会社の電話番号で相手に電話ができる機能。電話をかけた相手側でも、知らない携帯電話番号ではなく、会社の電話番号が表示されるので対応しやすくなります。
単純な考え方としては、スマホが一時的にビジネスフォンの子機になったといえるでしょう。そのため、プライベートのスマホを業務で利用していても通話料金を気にせず使えるようになるのです。
使い方は、NTTの「αNXⅡ」を例にご紹介すると。リモートのコールバックということで、事前に登録してある携帯電話から会社へワンコールすると、会社側のワンブッシュ操作でコールバックされます。さらに、予め電話番号をグループ登録しておくことで、社外から会社の主装置を中継して相手先との通話が可能になります
というように、予めビジネスフォンに自身の携帯番号や、相手の電話番号を登録しておく必要があるものの、一度登録してしまえば通話料0円で全ての通話ができるのです。
スマホへの様々な転送機能
基本的にビジネスフォンには「転送機能」が搭載され、会社に外線着信があったとき社内のビジネンフォンへ転送するだけでなく、あらかじめ登録してある担当者の携帯電話やスマホにも転送できる機能が備わっています。主な転送機能は、以下の3種類。
外線自動転送
外線自動転送とは読んで字のごとく、例えば予め登録している担当者宛に外線着信があったとき、その担当者が不在だった場合、登録してあるスマホや外出先の電話へ即座に自動転送する機能です。
そのとき担当者に電話が転送できなかったときでも、着信時間、相手先、相手先の電話番号などの情報をメールで送信する「外線転送不成立メール」といった機能もセットで利用できるのです。
ちなみに、転送したあとの通話は一定時間を経過すると主装置で自動的に切断されるので、通話が2重になる心配はありません。
外線手動転送
こちらは、自動転送の手動版といったところです。掛かってきた外線着信を、人の手で外出先の担当者のスマホに電話を転送する方法になります。
無応答転送
外線着信があったとき担当者が不在だった場合、応答せずに一定時間経過すると、予め登録してある担当者のスマホや、他の内線電話機を呼び出す転送機能です。これは着信後から転送するまでの時間は設定しておく必要があり、解除しないと転送状態のままになっているので、会社に居るときは解除しておきます。
その他にも、様々な転送機能が搭載され、機種によって使える転送機能が多少異なるので、よく確認してから機種は選びましょう。
2、まとめ
スマホの爆発的な普及率の拡大によって、ビジネスフォンにもスマホと連携できる様々な機能が搭載されるようになっています。単純な解釈で、スマホを一時的にビジネスフォンの子機として利用することになり、ビジネスフォンとスマホをより便利で、かつ経済的に活用できるようになります。
また、現在では注目のクラウドを活用してビジネンフォンと連携できるサービスも数多く提供されるなど、スマホは今やビジネスフォンとして利用するのは当たり前の時代なのかもしれないですね。
