オフィスの電話は、ビジネスフォンとともにスマホも欠かせないツール。
現在では、スマホをビジネスフォンのように使えるクラウド型ビジネスフォンが注目され、広い分野で使われるようになっています。
基本は、クラウド上の主装置（PBX）を活用して通話する仕組みなので、導入がしやすく、かつインターネット環境があればどこからでも利用できるメリットがあります。
また、単にスマホがビジネスフォンとして使えるというだけでなく、クラウド型ビジネスフォンは様々な便利機能が用意され、必要に応じて使えるようになっているのです。
そこで今回は、クラウド型ビジネスフォンサービスを提供する3事業所で利用できる便利機能をご紹介いたします。
目次
１、クラウド型ビジネスフォンサービスで利用できる便利機能紹介
クラウドPBXという言葉を聞いたことがないでしょうか？
クラウドPBXのビジネスフォンサービスは、基本的にPBX（主装置）をインターネットのクラウド上に展開し、利用者は専用アプリやソフトをインストールしてクラウド上のPBXにアクセスすることで通話ができる仕組みになっています。
そのため、通常のビジネスフォンと違い、主装置の設置や配線などの工事が一切ないというメリットがあり、プライベートのスマホを利用すれば、電話機の購入すら必要なくなるのです。
現在、数多くの事業者がクラウド型ビジネスフォンに参入し、それぞれ独自のサービスを展開しています。
そこでここからは、数あるクラウド型ビジネスフォンの中から代表して以下の3事業者の便利機能をご紹介いたします。
- MOT/TEL（モッテル）
- 自由放題ビジネスフォン
- GoodLine（グッドライン）
MOT/TEL（モッテル）の特徴と便利機能紹介
初期投資0円で利用できるクラウド型ビジネスフォン。東京都新宿区に本社を構える「㈱オフィス24」という会社が提供しています。
スマートフォンやパソコンに専用アプリ「MOT/Phone」をインストールすることで、ビジネスフォンの機能（内線・保留・転送・代表番号発信など）を事務所に居るかのように電話が利用可能。会社の電話番号で発信できるので、プライバシー保護にもなります。
業務効率化ツールが標準搭載
そのMOT/TEL独自の便利機能は、業務効率化ができるツールが標準搭載されていること。
◆Web電話帳
ブラウザ管理されたWeb電話帳にアクセスすることで、インターネットが繋がる環境ならどこでも登録された連絡先・所属、役職などの情報が確認できます。
また、顧客管理・スケジュール管理(CRM機能)とも連携でき、登録されたお客様ごとにタグ付けして簡単に情報検索を行えます。
さらに、社員のスケジュールやTodo、行動予定を登録できるので、営業活動など漏れなくよりスピーディに行えるようになります。
◆MOT/Cloudとスマートフォン連携
社員個人のプライベートのスマホを内線化でき、社内・社外問わず内線通話が可能。
別にMOT/Cloudに連動することで、登録された名刺や顧客情報を着信時に表示してくれるので、電話対応の時間短縮に繋がります。
◆名刺登録「MOT名刺」
スマホで名刺を撮影するだけで、文字データに変換して自動的にMOT/Cloudに保存され、名刺情報が社内で共有できます。
以上のツールが導入すれば使えるようになるので、別々にアプリをインストールする手間もなくなります。
自由放題ビジネスフォンの特徴と便利機能紹介
東京都港区に本社を構える「㈱オプティマイザー」が提供するクラウド型ビジネスフォン。
お使いのスマホに専用アプリをインストールすることでビジネスフォンとして、また法人携帯として機能し、インターネット経由で通話やメッセージ機能が利用可能になります。
どこでも会社の電話帳
電話帳機能がクラウド上に集約され、社内・社外問わずクラウド上の電話帳にアクセスすれば、すでに発信可能。
個人のスマホに登録する必要がなくなるので、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。
また、電話帳を新しい情報に更新すれば、その場で同期されるので常に最新の電話帳が利用できます。
120日分の全通話録音機能搭載
120日分の全通話が丸ごと録音されるので、言った・言わないといった水掛け論的なトラブル防止に繋がります。
また、スマホのビジネスフォン化により、社員の通話もすべて録音されるので、社員の私的利用の防止にも一役買ってくれます。
GoodLine（グッドライン）の特徴と便利機能紹介
大阪府大阪市に本社を構える「㈱Good Relations」が提供するクラウドPBX型ビジネスフォン。
スマホに専用アプリをインストールして内線番号とパスワードを入れるだけで、会社番号で発着信可能。アプリからの発着信の通話料金は全て会社請求になり、法人携帯の紛失・故障リスクも軽減できます。
また、契約プランには小規模オフィス向け、一般的な法人向け、コールセンター向けの3つのプランがあり、利用環境に応じて選べます。
会社電話を「見える化」する4つの機能
➀稼働状況モニタリング
社員個人や内線ごとの稼働状況をリアルタイムで表示でき、離れた拠点や外出中の社員のログイン状態や通話状況が確認できます。
➁自動通話分析
全通話が自動で分析され、見えなかった外線や内線ごとの通話本数や通話時間が可視化できます。
➂全通話履歴参照
発着信の全通話履歴を内線通話や転送を含め時系列で確認が可能。日付や電話番号、顧客ごとに時系列で可視化できます。
➃通話録音機能
全通話を自動で録音し、1年間クラウド上にデータが残るので、言った・言わないのトラブル防止、クレーム発生時の情報共有が可能に。
2、まとめ
スマホは今のビジネンでは必需品であり、スマホがオフィスのビジネスフォンのように使えれば、通信コストの削減や業務効率化に繋がります。
それを実現してくれるのが、クラウド型ビジネスフォン。現在では、数多くの事業者がサービスを展開し、独自の便利機能が提供されています。主な機能として、クラウド上で電話帳を一元管理が可能。通話も録音されるため、情報漏えいや社員の私的利用などの抑止には効果的。
導入に興味がある方は、サービス内容や月額などの料金はしっかり確認してから申し込むようにしましょう。
